Μηνύματα και απαντήσεις εκτός γραφείου (8 πρότυπα προς χρήση)

Out Office Messages 152360

Πρότυπα μηνυμάτων εκτός γραφείου προς χρήση. Όταν λείπετε από τη δουλειά, τα μηνύματα εκτός γραφείου είναι αυτόματες απαντήσεις email ή μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αυτόματης απάντησης, που απευθύνονται σε συναδέλφους, πελάτες και πελάτες.

Ενημερώνουν τους ανθρώπους ότι δεν μπορείτε να επικοινωνήσετε μαζί τους και πότε μπορεί να αναμένουν απάντηση στα email τους. Ίσως χρειαστεί να προσθέσετε διάφορα στοιχεία στο μήνυμα ανάλογα με το γιατί λείπετε από το γραφείο.

ντο

Ενεργοποιήστε τη JavaScript

ντο

μήνυμα εκτός γραφείου

Τι είναι τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αυτόματης απάντησης και πώς τα χρησιμοποιείτε;

Όταν επικοινωνείτε με κάποιον που δεν είναι προσωρινά διαθέσιμος, θα λάβετε μια απάντηση μέσω email με αυτόματη απάντηση, γνωστή και ως αυτοματοποιημένο email. Συνήθως, αυτές οι ειδοποιήσεις σάς παρέχουν πληροφορίες όπως:

Πόσο καιρό θα είναι το άτομο μη διαθέσιμο;

Εάν δεν είναι διαθέσιμα, θα πρέπει να παρέχονται τα στοιχεία επικοινωνίας για το ποιος πρέπει να επικοινωνήσει.

Πότε θα επιστρέψουν;

Εάν γνωρίζετε ότι δεν θα απαντάτε στα email για λίγο, τα μηνύματα εκτός γραφείου είναι απαραίτητα. Εξηγούν γιατί θα καθυστερήσετε να απαντήσετε και πώς μπορεί να λάβουν τις πληροφορίες ή τις υπηρεσίες που απαιτούν ενώ λείπουν.

Ποια είναι η σημασία ενός μηνύματος εκτός γραφείου;

Οι συνάδελφοι, οι πελάτες και οι συνδρομητές, ειδικά όσοι ασχολούνται με την εξυπηρέτηση πελατών, το μάρκετινγκ και τις επικοινωνίες, θέλουν γρήγορες απαντήσεις και λύσεις στις ανησυχίες τους. Τα μηνύματα εκτός γραφείου εξηγούν γιατί δεν θα μπορείτε να αντιδράσετε αμέσως με ευγενικό, συνοπτικό και επαγγελματικό τρόπο. Εάν πρόκειται να λείψετε για μια μέρα, μια εβδομάδα ή αρκετούς μήνες, μπορείτε να στείλετε ένα μήνυμα OOO.

Οι παρακάτω είναι μερικοί από τους λόγους για τους οποίους μπορεί να θέλετε να δημοσιεύσετε ένα μήνυμα εκτός γραφείου:

Πηγαίνοντας ένα ταξίδι.
Συμμετοχή σε συνέδριο, εργαστήριο ή επαγγελματική συνάντηση.
Σε άδεια μητρότητας, αναρρωτικής ή σαββατιάτικης άδειας.
Κάνοντας μια μέρα άδεια για τον εαυτό σας.
Προετοιμασία για ένα ραντεβού.

Πληροφορίες όπως αυτή μπορεί να περιλαμβάνονται σε μηνύματα εκτός γραφείου:

Γιατί έφυγες;
Πόσο καιρό θα λείπεις;
Η ημερομηνία που θα επιστρέψετε.
Σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης ή ανάγκης για γρήγορη βοήθεια, με ποιον πρέπει να επικοινωνήσετε;

Μπορείτε να προσθέσετε επιπλέον δεδομένα ανάλογα με τις επαγγελματικές σας ευθύνες και τις πληροφορίες που πιστεύετε ότι θα θέλουν οι επαφές σας όσο λείπετε.

Οι περισσότερες επαγγελματικές εφαρμογές email σάς επιτρέπουν να ρυθμίζετε ταυτόχρονα δύο μηνύματα OOO, ένα για εσωτερικούς συναδέλφους και εξωτερικές επαγγελματικές επαφές.

Τι δεν πρέπει να πούμε σε μια αυτοματοποιημένη απάντηση

Ο επαγγελματισμός και ο ρεαλισμός πρέπει να διατηρούνται στα μηνύματα εκτός γραφείου. Θα βοηθούσε αν μείνατε μακριά από:

μήνυμα εκτός γραφείου

Παραδείγματα μηνυμάτων εκτός γραφείου

Ανάλογα με το είδος, παρακάτω είναι πιθανά μηνύματα του OOO που πρέπει να λάβετε υπόψη:

Βασικός
Φιλικός
Εσωτερικός
Διακοπές
Διάσκεψη
Προσωρινός
Απρόσιτος
Όσο δεν είμαι στο γραφείο, παρακολουθώ τα email μου.
Αργία
Γονική άδεια (μητρότητας ή πατρότητας)
Άδεια απουσίας για ιατρικούς λόγους
Προβολή
Μολύβδου-γενιά
Κοινή χρήση επαφών στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης

Βασικός

Συχνά, το μόνο που χρειάζεστε για να εκφράσετε τα βασικά δεδομένα σχετικά με την απουσία σας είναι μια σύντομη και επαγγελματική σημείωση του OOO.

Γειά σου,

Σας ευχαριστώ που αφιερώσατε χρόνο να μου γράψετε. Θα είμαι εκτός γραφείου μέχρι τις 29 Μαΐου και θα έχω περιορισμένη πρόσβαση μόνο στο email κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου. Επικοινωνήστε με τον διαφημιστικό μας πράκτορα, Jules Palmer, στη διεύθυνση[email προστατευμένο]ή 433-485-8476 εάν χρειάζεστε άμεση βοήθεια. Διαφορετικά, όταν επιστρέψω, θα απαντήσω στο email σας.

Με εκτιμιση,

9 ημέρες novena για να συλλάβει η St Gerard Majella

Έμερσον Πάλμερ

Φιλικός

Εάν συνήθως επικοινωνείτε με αυτόν τον τρόπο, το μήνυμά σας στο OOO μπορεί να είναι πιο προσιτό. Τα φιλικά ή ξεκαρδιστικά μηνύματα εκτός γραφείου μπορεί να είναι πιο κατάλληλα για επαγγελματίες των μέσων κοινωνικής δικτύωσης, για παράδειγμα.

Γειά σου!

Σας ευχαριστούμε που επικοινωνήσατε! Τώρα βρίσκομαι στη Νέα Υόρκη για τον γάμο της αδερφής μου και θα πάω διακοπές από το email για να τη στηρίξω την ιδιαίτερη μέρα της. Όταν επιστρέψω στο γραφείο στις 19 Αυγούστου, θα απαντήσω σε όλα τα μηνύματά σας. Εάν χρειάζεστε βοήθεια πριν από τότε, επικοινωνήστε με τον Gerry Smith, τον βοηθό μου, στο[email προστατευμένο]

Καλή μέρα!

Μάρλα Σμιθ

Εσωτερικός

Θα μπορούσατε να δώσετε λεπτομέρειες σχετικά με τα έργα στα οποία εργάζεστε, εάν στέλνετε ένα μήνυμα OOO σε εσωτερικές επαφές ακριβώς εντός της εταιρείας ή του τμήματός σας. Ανάλογα με την κουλτούρα της εταιρείας σας, μπορεί επίσης να σας επιτραπεί να χρησιμοποιήσετε έναν λιγότερο επαγγελματικό τόνο.

Γειά σου,

Θα είμαι εκτός γραφείου μέχρι τις 14 Απριλίου και θα επικοινωνήσω μαζί σας το συντομότερο δυνατό. Έχω βάλει αντίγραφα των σχεδιαγραμμάτων για το έργο North Apex στον διακομιστή στο φάκελο Current Project, εάν τα χρειάζεστε. Επικοινωνήστε με τον Bryan εάν χρειάζεστε άμεση βοήθεια.

Ευχαριστώ,

Κρεγκ

Διακοπές

Όταν βρίσκεστε σε διακοπές, ενημερώστε τους πότε θα φύγετε, ώστε να ξέρουν πότε να αναμένουν απάντηση ή με ποιον να επικοινωνήσουν.

Γειά σου!

Θα είμαι σε διακοπές από την 1η έως τις 18 Απριλίου και θα λείπω από το email κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου. Εάν η επικοινωνία σας μπορεί να περιμένει, θα επικοινωνήσω μαζί σας το συντομότερο δυνατό. Επικοινωνήστε με τον Συντονιστή Ανθρώπινου Δυναμικού Carl Exter στο[email προστατευμένο]ή 434-857-3846 για επείγοντα προβλήματα.

Με εκτιμιση,

Μπράντον Λι

Διάσκεψη

Εάν συμμετέχετε σε μια επαγγελματική διάσκεψη, στείλτε ένα μήνυμα εκτός γραφείου σε άλλους συμμετέχοντες για να τους ενημερώσετε ότι είστε ανοιχτοί στη δικτύωση. Αυτή είναι επίσης μια ευκαιρία να δείξετε στους άλλους ότι είστε αφοσιωμένοι στην επαγγελματική σας εξέλιξη.

Γειά σου,

Σας ευχαριστώ πολύ για το μήνυμά σας. Στο Ντένβερ του Κολοράντο, είμαι μακριά από το χώρο εργασίας για την ετήσια συνάντηση της CCIA. Θα παρακολουθώ τακτικά τα email, αλλά αν χρειάζεστε βοήθεια αμέσως, επικοινωνήστε με τη Lauren Smith, τη βοηθό μου, στο[email προστατευμένο]ή 334-483-8173.

Θα ήθελα πολύ να σε συναντήσω αν βρίσκεσαι και εσύ στο Ντένβερ αυτή την εβδομάδα! Παρακαλώ σταματήστε στο περίπτερο 618 ή καλέστε με στο 443-833-8273.

Καλύτερος,

Ντάρεν

Προσωρινός

Οι επαγγελματίες που αναμένεται να ελέγχουν το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο και να επικοινωνούν συχνά μπορεί να χρειαστεί να στείλουν μηνύματα από το OOO εάν φύγουν από τον χώρο εργασίας για περισσότερες από μερικές ώρες. Εάν πρέπει να πάτε σε ένα ραντεβού αλλά θα επιστρέψετε αργότερα μέσα στην ημέρα ή εάν πρέπει να πάτε σε μια συνάντηση, αυτό το είδος επικοινωνίας είναι ευεργετικό.

Γεια,

88 αριθμός αγγέλου

Σας ευχαριστώ πολύ για το μήνυμά σας. Σήμερα, 12 Μαρτίου, θα λείψω από τη δουλειά μου από τις 11 το πρωί έως τις 4 το απόγευμα. για ραντεβού. Θα έχω περιορισμένη πρόσβαση στο email, επομένως επικοινωνήστε με τη Susan Andrews στη διεύθυνση[email προστατευμένο]ή 938-443-2219 αν χρειάζεστε κάτι επείγον. Θα απαντήσω μόλις επιστρέψω στο γραφείο εάν το email σας μπορεί να περιμένει.

Ευχαριστώ,

Ρενέ Ράιαν

Απρόσιτος

Εάν δεν έχετε πρόσβαση στο email σας, ενημερώστε τις επαφές σας και δώστε τους άλλες επιλογές για να λάβετε υποστήριξη ή πληροφορίες.

Γειά σου,

Είμαι εκτός γραφείου και δεν θα μπορέσω να αντιδράσω στο μήνυμά σας μέχρι τις 12 Σεπτεμβρίου, όταν θα επιστρέψω. Επικοινωνήστε με τον Sonny Andrews στο[email προστατευμένο]ή 443-485-8475 για τυχόν ερωτήσεις ή ανησυχίες που μπορεί να έχετε μέχρι τότε.

Χαιρετισμοί,

Άσλεϊ Πάρκερ

OOO αλλά ελέγχοντας το email

Μερικοί επαγγελματίες ελέγχουν και ακόμη και αντιδρούν σε email όταν δεν είναι στο γραφείο. Εάν σκοπεύετε να ελέγχετε τακτικά το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, ενημερώστε τους αποστολείς να αναμένουν μια απάντηση, αλλά μπορεί να καθυστερήσει.

Γειά σου,

Σας ευχαριστώ που αφιερώσατε χρόνο να μου γράψετε. Θα είμαι εκτός γραφείου από 1 έως 18 Δεκεμβρίου για να διδάξω ένα εργαστήριο. Θα παρακολουθώ το email καθ' όλη τη διάρκεια της ημέρας και θα καταβάλλω κάθε δυνατή προσπάθεια για να αντιδράσω στα μηνύματα το συντομότερο δυνατό (παρακαλώ επισημάνετε τα επείγοντα μηνύματα ως υψηλής σημασίας). Επικοινωνήστε με τη Cindy Wue στη διεύθυνση[email προστατευμένο]ή 443-485-4876 εάν χρειάζεστε βοήθεια έκτακτης ανάγκης.

Παρακαλώ δεχθείτε την εγκάρδια ευγνωμοσύνη μου για την υπομονή σας.

Παμ

Διακοπές διακοπών

Οι πρακτικές των εταιρειών διακοπών διαφέρουν κατά τη διάρκεια σημαντικών εορτών. Αν και οι επαφές σας μπορεί να μην περιμένουν από εσάς να εργαστείτε σε διακοπές, ενημερώστε τους πόσο διαθέσιμοι θα είστε τις ημέρες πριν και μετά τις διακοπές.

Γειά σου,

Τα γραφεία μας θα παραμείνουν κλειστά από 2 έως 29 Δεκεμβρίου. Μπορείτε να με καλέσετε στο κινητό μου τηλέφωνο στο 443-844-4854 σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης. Όταν επιστρέψω στη δουλειά μου τη Δευτέρα 29 Δεκεμβρίου, θα απαντήσω στο μήνυμά σας.

Τις καλύτερες ευχές για τις γιορτές,

Σούζαν Ταν

Γονική άδεια (μητρότητας ή πατρότητας)

Ανάλογα με το πού ζείτε και εργάζεστε, η άδεια μητρότητας μπορεί να διαρκέσει από 10 εβδομάδες έως έξι μήνες ή περισσότερο. Πρέπει να οδηγήσετε τους ανθρώπους στο πρόσωπο που θα αναλάβει τα καθήκοντά σας.

Γειά σου,

Από τις 14 Φεβρουαρίου έως τις 12 Μαΐου θα είμαι σε άδεια μητρότητας. Ο Patrick Andrews, ο εξαιρετικός επικεφαλής γραφίστας μας, θα είναι υπεύθυνος για τους λογαριασμούς μου αυτή την περίοδο. Μπορεί να προσεγγιστεί στο[email προστατευμένο]ή καλώντας στο 445-484-8744.

Χαιρετισμοί,

Κλερ Μπέκερ

Άδεια απουσίας για ιατρικούς λόγους

Ας υποθέσουμε ότι κάνετε χειρουργική επέμβαση ή υποφέρετε από μια πάθηση που χρειάζεται μακρά θεραπεία ή ανάρρωση. Σε αυτήν την περίπτωση, θα πρέπει να συμπεριλάβετε αυτές τις πληροφορίες στο μήνυμά σας εκτός γραφείου, ώστε οι επαφές σας να σέβονται το απόρρητο και τον χρόνο σας ενώ αναρρώνετε.

Γειά σου,

Σας ευχαριστώ που αφιερώσατε χρόνο να μου γράψετε. Από τις 4 Ιουλίου έως τις 31 Ιουλίου θα λείπω από το γραφείο με ιατρική άδεια. Θα παρακολουθώ τακτικά email, αλλά παρακαλώ επικοινωνήστε με την Amy Ryan ([email προστατευμένο], 885-444-8574).

Σας ευχαριστούμε για την υπομονή και την κατανόησή σας.

Χάρπερ Ριντ

Προβολή

Ακόμα κι αν έχουν φύγει, οι επαγγελματίες μάρκετινγκ και πωλήσεων μπορεί να επιθυμούν να προωθήσουν το περιεχόμενο, τον ιστότοπο, το ιστολόγιο ή τις υπηρεσίες τους. Στα μηνύματά τους στο OOO, μπορούν να προσθέσουν συνδέσμους σε αντικείμενα ή πληροφορίες.

Γειά σου,

Σας ευχαριστώ που αφιερώσατε χρόνο να μου γράψετε. Θα είμαι εκτός γραφείου μέχρι τις 15 Αυγούστου και τότε θα απαντήσω στο email σας. Απολαύστε ένα δωρεάν απόσπασμα από το νέο μας ηλεκτρονικό βιβλίο «20 κλειδιά για την προώθηση της επιχειρηματικής ανάπτυξης» στο μεταξύ. Αν σας αρέσει να διαβάζετε, πηγαίνετε στο 10stepstosuccess.com για να αγοράσετε και να κατεβάσετε ολόκληρο το βιβλίο. Επικοινωνήστε με τον Ryan Andrews, τον βοηθό μάρκετινγκ στη διεύθυνση[email προστατευμένο]ή 333-844-3486 για επείγοντα προβλήματα.

Με εκτιμιση,

Γκάμπι Ράιαν

δώρο για μια γυναίκα που έχει τα πάντα

Lead Generation

Όσο λείπετε, αφήστε το μήνυμά σας εκτός γραφείου να δημιουργήσει επιχειρηματικούς δυνητικούς πελάτες. Ενθαρρύνετε τον αποστολέα να εγγραφεί στο ενημερωτικό δελτίο, το διαδικτυακό σεμινάριο, το διαδικτυακό μάθημα ή άλλο εργαλείο επιχειρηματικής ανάπτυξης της εταιρείας σας.

Γειά σου,

Σας ευχαριστώ που επικοινωνήσατε μαζί μου μέσω email. Θα είμαι εκτός γραφείου μέχρι τις 2 Ιουνίου, με περιορισμένη πρόσβαση στο email. Επικοινωνήστε με τον Ricky Smith στο[email προστατευμένο]στο 443-448-8473 εάν χρειάζεστε βοήθεια πριν επιστρέψω.

Γνωρίζατε ότι κάνουμε ένα μηνιαίο διαδικτυακό σεμινάριο για τρέχοντα θέματα υγείας; Οι κορυφαίοι επαγγελματίες μας απαντούν σε ερωτήσεις από ένα ζωντανό διαδικτυακό κοινό κάθε Τρίτη του μήνα. Κάντε κλικ εδώ για να υποβάλετε την ερώτησή σας ή εγγραφείτε στο επερχόμενο διαδικτυακό σεμινάριο για την προληπτική φροντίδα.

Χαιρετισμοί,

τραγουδιστής Ryan

Χρήση των μέσων κοινωνικής δικτύωσης

Ζητώντας από τις επαφές να σας ακολουθούν σε έναν ή περισσότερους λογαριασμούς μέσων κοινωνικής δικτύωσης, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το μήνυμά σας στο OOO για να διευρύνετε το προσωπικό σας κοινό ή το κοινό των μέσων κοινωνικής δικτύωσης της εταιρείας σας.

Γειά σου,

Σας ευχαριστούμε που επικοινωνήσατε! Είμαι εκτός γραφείου και θα επιστρέψω στις 14 Ιουλίου για να απαντήσω στα email. Ακολουθήστε μας σε όλους τους κορυφαίους ιστότοπους κοινωνικής δικτύωσης για να είστε ενήμεροι για όλα τα σπουδαία γεγονότα στο Red Ventures όσο λείπω. Μπορείτε να επικοινωνήσετε με την Jenny Covit, τη συνάδελφό μου[email προστατευμένο]για γρήγορη βοήθεια.

Καλή μέρα,

Και ντραπέ

Κοινή χρήση στοιχείων επικοινωνίας

Τα άτομα που επιβλέπουν πολλά έργα ή προβλέπουν ότι θα λάβουν μεγάλο αριθμό μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ενώ λείπουν μπορεί να επιθυμούν να συμπεριλάβουν μια σειρά από συναδέλφους με τους οποίους μπορούν να επικοινωνήσουν οι αποστολείς.

Γειά σου,

Θα είμαι σε διακοπές από τις 14 Φεβρουαρίου έως τις 21 Φεβρουαρίου, με περιορισμένη πρόσβαση στο email. Επικοινωνήστε με τη συνεργάτιδά μου, Betty Jean, στο[email προστατευμένο]αν χρειάζεστε βοήθεια με τους φόρους σας όσο λείπω. Μη διστάσετε να επικοινωνήσετε με τον ανώτερο ελεγκτή μας, Ryan Breck, στη διεύθυνση rbreck@company., εάν έχετε ερωτήσεις σχετικά με τον έλεγχο. Επικοινωνήστε με τον βοηθό μου, Corey Sue, στο 334-555-4483 εάν θέλετε αντίγραφα των οικονομικών εγγράφων.

Διαφορετικά, όταν επιστρέψω, θα αντιδράσω γρήγορα στο μήνυμά σας.

Χαιρετισμοί,

Ράιαν Σμιθ

Αστείο μήνυμα εκτός γραφείου

Ακολουθεί ένα αστείο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αυτόματης απάντησης γραφείου για χρήση:

Γεια σου,

Ναί. Αυτό είναι ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αυτόματης απόκρισης. Αυτό σημαίνει ότι είμαι κάπου αλλού εκτός από τον υπολογιστή μου. Ας ελπίσουμε ότι είμαι σε μια παραλία, απολαμβάνω τη ζωή με ένα ποτό στο χέρι. Εάν δεν είμαι, επικοινωνήστε αμέσως με κάποιον για να με βοηθήσει να φτάσω στην παραλία.

Εντάξει, με κάθε σοβαρότητα, επικοινωνήστε με τη Σούζαν στο[email προστατευμένο]για άμεση βοήθεια. Και όταν επιστρέψω, θα απαντήσω στο μήνυμά σας αμέσως.

Ευχαριστώ!

Πρότυπο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εκτός γραφείου για χρήση

Χρησιμοποιήστε το ακόλουθο πρότυπο email αυτόματης απόκρισης για να μεταφέρετε τα εισερχόμενα μηνύματα στο σωστό άτομο. Χρησιμοποιήστε το ακόλουθο πρότυπο επαγγελματικού μηνύματος εκτός γραφείου:

Γεια σου,

Είμαι εκτός γραφείου μέχρι την [Ημερομηνία] για [Λόγο]. Εάν έχετε ένα μήνυμα που χρειάζεται άμεση προσοχή, τότε θα πρέπει να επικοινωνήσετε με το [Name] στη διεύθυνση [Email address] και [Phone number]. Έχουν ειδοποιηθεί για την άδεια του γραφείου μου και είναι εκεί για να βοηθήσουν.

Σκοπεύω να επιστρέψω στις [Ημερομηνία].

Σας ευχαριστούμε για την υπομονή σας.

[Το όνομα σου]

[Η διεύθυνση email επικοινωνίας σας]

Για να ορίσετε ένα μήνυμα αυτόματης απόκρισης μέσω του Google Business ή Gmail , μεταβείτε στην κορυφή της σελίδας. Και μεταβείτε στο εικονίδιο Ρυθμίσεις. Κάντε κλικ σε αυτό και, στη συνέχεια, μεταβείτε στην 'Δείτε όλες τις ρυθμίσεις'. Από εκεί, κάντε κύλιση προς τα κάτω στο σημείο που λέει 'Απόκριση διακοπών' και θα μπορείτε να τοποθετήσετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με αυτόματη απάντηση στο γραφείο, συνήθως χρησιμοποιώντας μια ημερομηνία έναρξης και λήξης.

Μόλις το αποθηκεύσετε, τα μηνύματα αυτόματης απόκρισης θα σταλούν σε οποιοδήποτε εισερχόμενο email χρησιμοποιώντας αυτόματες απαντήσεις.

Μάθετε πώς να ρυθμίζετε αυτόματες απαντήσεις για μια ομάδα.