Παράδειγμα περιγραφής εργασίας του Office Manager για το 2022

Example Office Manager Job Description 1521590

Δωρεάν περιγραφή θέσης διευθυντή γραφείου. Ο διευθυντής γραφείου είναι ένας επαγγελματίας που επιβλέπει τις λειτουργίες και τις διαδικασίες γραφείου. Αυτό περιλαμβάνει το σχεδιασμό, την αξιολόγηση, τον προγραμματισμό υλοποίησης και τη διατήρηση του τρόπου με τον οποίο ολοκληρώνεται η εργασία σε έναν οργανισμό.

Στόχος αυτού είναι η διατήρηση και η βελτίωση της παραγωγικότητας στο χώρο εργασίας. Ένας διευθυντής γραφείου ασκεί τη διαχείριση γραφείου.

Δωρεάν Συστατικές Επιστολές Θερμ...

Ενεργοποιήστε τη JavaScript

Δωρεάν Πρότυπα Συστατικών Επιστολών

Ένας διευθυντής γραφείου αναφέρεται μερικές φορές ως διευθυντής γραφείου επιχειρήσεων, διευθυντής ιατρικού γραφείου ή διευθυντής γραφείου.

Άλλες φορές ως διευθυντής διοικητικών υπηρεσιών και διευθυντής λειτουργιών.

Οι διευθυντές γραφείου θα πρέπει να κατανοούν καλά τις καθημερινές λειτουργίες.

πρωτοποριακή γυναίκα ζαμπόν και φασολάδα

Δείγμα και πρότυπο περιγραφής θέσης εργασίας διευθυντή γραφείου

Τι είναι ο Διευθυντής Γραφείου;

Ο διευθυντής γραφείου είναι ένας επαγγελματίας που επιβλέπει το εργασιακό περιβάλλον. Αυτός ο επαγγελματίας θα μπορούσε να επιβλέπει μια μεγαλύτερη ομάδα γραφείων. Ποιος διαχειρίζεται οτιδήποτε, από σχέσεις με πωλητές, είδη γραφείου, μέχρι το γενικό ηθικό του γραφείου.

Μπορούν να βρεθούν σε διάφορες ρυθμίσεις εργασίας. Από ιατρεία μέχρι κατασκευαστικές επιχειρήσεις. Και έχουν καθήκοντα που αλλάζουν ανάλογα με το περιβάλλον στο οποίο βρίσκονται.

Ο διευθυντής του γραφείου θα μπορούσε να επιβλέπει είτε το προσωπικό της ρεσεψιόν, το γραφείο γραφείου ή τους διοικητικούς βοηθούς. Δηλαδή, ένας διευθυντής γραφείου πρέπει να έχει κάποιες γνώσεις σχετικά με το πώς να διαχειρίζεται άλλους υπαλλήλους, να τους παρακινεί και πώς να παρακολουθεί την εργασία τους.

Οι διευθυντές γραφείων θα μπορούσαν να αναφέρονται σε ανώτερο προσωπικό ή άλλο προσωπικό γραφείου. Και συχνά κρίνονται για την ικανότητά τους να διατηρούν το ηθικό του γραφείου, τις προμήθειες και να επιβλέπουν έναν ετήσιο προϋπολογισμό.

Συχνά αναφέρουν στους:

Chief Operating Officer (COO)
Διευθύνων Σύμβουλος (CEO)

Μέσος μισθός διευθυντή γραφείου

Δείγμα και πρότυπο περιγραφής θέσης εργασίας διευθυντή γραφείου

Ο μέσος μισθός ενός διευθυντή γραφείου είναι οπουδήποτε από 33.000 $ ετησίως έως 69.000 $ ετησίως.

Αυτό μπορεί να ποικίλλει σημαντικά ανάλογα με τον τύπο της επιχείρησης στην οποία συμμετέχει ο διευθυντής γραφείου. Και τα επίπεδα εμπειρίας τους.

Συνηθέστερα, αυτή η θέση αποζημιώνεται σε ετήσια βάση, ως μέρος ενός μισθού. Αντί για ωριαία.

Απαιτούμενη εκπαίδευση, εκπαίδευση και πιστοποιήσεις

Πολλοί διευθυντές γραφείων δεν απαιτούν κανένα είδος επίσημης εκπαίδευσης για να μπουν στο πεδίο.

213 αριθμός αγγέλου

Ένα πτυχίο ή πτυχίο συνεργάτη στο μάρκετινγκ, την επικοινωνία ή τη διαχείριση επιχειρήσεων είναι ένα ισχυρό πλεονέκτημα.

Κατά τη διάρκεια των πρώτων εβδομάδων στην εργασία τους παρέχεται συνήθως εκπαίδευση στην εργασία. Η εκπαίδευση περιλαμβάνει μια βόλτα στο περιβάλλον του γραφείου, την προβολή των σχέσεων με τους προμηθευτές και τη διασφάλιση ότι ο διευθυντής έχει όλα όσα χρειάζεται για να πετύχει ως επιτυχημένος διευθυντής γραφείου.

Δεν απαιτούνται πιστοποιήσεις για αυτή τη θέση. Ωστόσο, ένας υψηλός βαθμός τεχνικών δεξιοτήτων και γλωσσικών δεξιοτήτων μπορεί να είναι πολύ χρήσιμος.

Απαραίτητα Προσόντα Υπεύθυνου Γραφείου

Δείγμα και πρότυπο περιγραφής θέσης εργασίας διευθυντή γραφείου

Ένας διευθυντής γραφείου πρέπει να έχει τις ακόλουθες δεξιότητες:

Δεξιότητες λήψης αποφάσεων.
Προσοχή στη λεπτομέρεια.
Ικανότητα διαχείρισης συγκρούσεων.
Γραπτές επικοινωνιακές δεξιότητες.

Δεξιότητες προϋπολογισμού.
Δεξιότητες εισαγωγής δεδομένων.
Και δυνατότητες πολλαπλής λήψης.

Ένας ανώτερος διευθυντής γραφείου είναι κάποιος που μπορεί να εκτελέσει. Και συντονίζει τα διοικητικά καθήκοντα ενώ είσαι ομαδικός.

Απαιτούνται άριστες δεξιότητες διαχείρισης χρόνου από τους κορυφαίους επαγγελματίες.

Δείγμα περιγραφής εργασίας του Office Manager

Παρακάτω είναι ένα δείγμα περιγραφής εργασίας για έναν διευθυντή γραφείου. Χρησιμοποιήστε αυτό το πρότυπο για να γράψετε μια αγγελία εργασίας.

Σύντομη Εργασία

Η επιχείρησή μας αναζητά έμπειρο διευθυντή γραφείου για να επιβλέπει τις καθημερινές μας λειτουργίες και τη διαχείριση γραφείου. Ο διευθυντής γραφείου θα αξιολογήσει τα συστήματα γραφείου, τις διαδικασίες γραφείου, τη διοίκηση γραφείου και τους πωλητές γραφείου. Επίσης, αξιολογεί τα συστήματα αρχειοθέτησης και τις γενικές διοικητικές εργασίες για ελαττώματα σχεδιασμού ή λειτουργικά ελαττώματα.

Ο ιδανικός μας υποψήφιος είναι κάποιος που μπορεί να σχεδιάσει, να εφαρμόσει και να διατηρήσει αποτελεσματικές διαδικασίες και πρωτόκολλα γραφείου.

Καθήκοντα και Ευθύνες Διευθυντή Γραφείου

Δείγμα θέσεων εργασίας και αρμοδιοτήτων διευθυντή γραφείου. Οι θέσεις διευθυντή γραφείου θα πρέπει να επιβλέπουν τα ακόλουθα:

Ελέγξτε τον εξοπλισμό γραφείου, τους πωλητές γραφείου και άλλους παρόχους υπηρεσιών για αποτελεσματικότητα και αποδοτικότητα.
Ελέγξτε τις διαδικασίες και τα πρωτόκολλα του προσωπικού.
Σχεδιάστε νέες διαδικασίες και πρωτόκολλα προσωπικού σύμφωνα με τη δημιουργία αποδοτικότητας, τις οδηγίες ασφάλειας και άλλους εσωτερικούς παράγοντες.

Επανεξέταση των λειτουργιών του διοικητικού προσωπικού και βελτίωση της γενικής διαχείρισης γραφείου αναθέτοντας διοικητικά καθήκοντα πιο αποτελεσματικά.
Επίβλεψη του προϋπολογισμού γραφείου για είδη γραφείου.
Οργάνωση εργασιών γραφείου σε μηνιαία, τριμηνιαία και ετήσια βάση. Βεβαιωθείτε ότι οι πολιτικές και οι διαδικασίες ενημερώνονται.
Επιβλέπετε τη γενική πολιτική του γραφείου και κάνετε αλλαγές με το προσωπικό του γραφείου σύμφωνα με τους εκτελεστικούς στόχους.
Επιβλέπει τη διαδικασία προγραμματισμού ραντεβού και προγραμματισμού συναντήσεων για τους εργαζόμενους.
Αναθέστε εργασία σε έναν διοικητικό βοηθό για την ανάπτυξη νέων πολιτικών, διαδικασιών και λειτουργιών γραφείου.
Ολοκληρώνει τις λειτουργικές απαιτήσεις αναθέτοντας υπαλλήλους.
Παρέχετε αναφορά ιστορικού από διαδικασίες που σχετίζονται με τη διατήρηση, την προστασία, την ανάκτηση, τη μεταφορά και τη διάθεση εμπιστευτικών αρχείων ή εγγράφων ανθρώπινων πόρων.
Υποστήριξη και συντήρηση συστημάτων γραφείου και επίβλεψη εργαζομένων.
Συντήρηση μηχανημάτων φαξ και εκτυπωτών γραφείου. Χειριστείτε τη διαχείριση υπηρεσιών γραφείου.
Βοηθήστε να απαντάτε σε εισερχόμενες τηλεφωνικές κλήσεις, να χειρίζεστε παραγγελίες αγοράς, να αγοράζετε προμήθειες γραφείου και να πραγματοποιείτε αποθέματα.
Απευθυνθείτε σε ερωτήσεις και ερωτήσεις υπαλλήλων σχετικά με θέματα διαχείρισης γραφείου (π.χ. χαλασμένοι εκτυπωτές, τηλεφωνικά συστήματα, μηχανές φαξ).
Επίβλεψη της γενικής αποτελεσματικότητας του γραφείου. Χρησιμοποιήστε διοικητική υποστήριξη για να σας βοηθήσει.

Διατηρήστε τις πολιτικές του γραφείου. Και εφαρμόστε πολιτικές γραφείου. Διατηρήστε τις πληροφορίες μίσθωσης γραφείου. Και αλλάξτε τη διάταξη του γραφείου για να διατηρήσετε την ομαλή λειτουργία του γραφείου για τους υπαλλήλους.
Δημιουργήστε ένα ευχάριστο εργασιακό περιβάλλον και επιβλέψτε την οργανωτική αποτελεσματικότητα του εξοπλισμού γραφείου.
Διαχειριστείτε την προμήθεια εξοπλισμού, τις λειτουργίες γραφείου και βοηθήστε με την εκπαίδευση νέων εργαζομένων και το χαιρετισμό των επισκεπτών.

Δείγμα και πρότυπο περιγραφής θέσης εργασίας διευθυντή γραφείου

Καθήκοντα και Ευθύνες Διευθυντή Ιατρικού Γραφείου

Βοηθήστε με μεγαλύτερο όγκο εργασιών ιατρικού γραφείου.
Παραγγείλετε ιατρικές προμήθειες.
Χρησιμοποιήστε συστήματα HRIS και ATS για να επεκτείνετε το μέγεθος των υπαλλήλων γραφείου.
Επιβλέπει τις διαδικασίες πρόσληψης και τις διαδικασίες ασφάλισης.
Χειριστείτε με ακρίβεια τα διοικητικά καθήκοντα.
Προγραμματίστε ραντεβού και χρησιμοποιήστε το MS office για να γράψετε νομικές επιστολές.

Καθήκοντα και Αρμοδιότητες Διευθυντή Γραφείου Κατασκευών

Βοηθήστε με τις ρυθμίσεις ειδών γραφείου.
Χειριστείτε την κατασκευή ειδών γραφείου.
Συμμετέχετε σε συναντήσεις με ανώτερα στελέχη, βοηθώντας με τη γενική λειτουργία HR του οργανισμού.
Συντονίζει έργα και επιβλέπει τις προμήθειες.

Καθήκοντα και Ευθύνες Διευθυντή Οδοντιατρείου

Ακολουθήστε τις πολιτικές υγείας και ασφάλειας.
Συνεργαστείτε στενά με ασφαλιστικούς φορείς για να βοηθήσετε με οικονομικές ρυθμίσεις.
Βεβαιωθείτε ότι το γραφείο είναι εγκεκριμένο OSHA και HIPAA.

Καθήκοντα και Ευθύνες Διευθυντή Γραφείου Χειροπρακτικής

Διαχειριστείτε μια ομάδα βοηθών front office.
Χειριστείτε τη χρέωση που σχετίζεται με την ασφάλιση.
Απαντήστε στα τηλέφωνα και προγραμματίστε τους ασθενείς.
Βοηθήστε στη ροή νέων ασθενών.

Καθήκοντα και Ευθύνες Διευθυντή Business Office

Παρέχετε γενική διοικητική υποστήριξη σε όλο το προσωπικό.
Χειριστείτε το απόθεμα προμηθειών γραφείου.
Να είστε σε επιφυλακή για όλες τις ευκαιρίες για εξοικονόμηση χρημάτων της εταιρείας.
Βελτιώστε τις διαδικασίες της εταιρείας.
Συντονιστείτε με το τμήμα IT για να βεβαιωθείτε ότι το γραφείο είναι ενημερωμένο σχετικά με όλες τις ανάγκες λογισμικού, υλικού και άλλων συνεδριάσεων.

Καθήκοντα και Ευθύνες Διευθυντή Front Office

Εκτελέστε τακτικά καθήκοντα HR.
Διαχείριση εργασιών γραφείου. Και βεβαιωθείτε ότι οι τριμηνιαίοι επιχειρηματικοί στόχοι επιτυγχάνονται.
Επίβλεψη προσωπικού πολλών βοηθών γραφείου και διοικητικών βοηθών.
Διαχειριστείτε τα παράπονα και τα ερωτήματα των πελατών.
Προετοιμασία επιστολών για νομικούς σκοπούς ή άλλες συναλλαγές.

Καθήκοντα και αρμοδιότητες Διευθυντή Κτηματομεσιτικού Γραφείου

Βεβαιωθείτε ότι όλα τα τιμολόγια πληρώνονται στην ώρα τους.
Διαχειριστείτε τις διαπραγματεύσεις συμβολαίων και τιμών.
Συναντηθείτε με πιθανούς πελάτες. Και βοηθήστε με τη γραφειοκρατία/νομική εργασία.
Επίβλεψη όλων των καθηκόντων αλληλογραφίας. Συμπεριλαμβανομένης της εισερχόμενης και εξερχόμενης αλληλογραφίας.

Καθήκοντα και Ευθύνες Διοίκησης Γραφείου

Βεβαιωθείτε ότι το γραφείο συμμορφώνεται με όλες τις πολιτικές του γραφείου.
Βοηθήστε στον προγραμματισμό εταιρικών εκδηλώσεων.
Συνεργαστείτε στενά με διευθυντές προσλήψεων για να βοηθήσετε σε οποιαδήποτε καθήκοντα ανθρώπινου δυναμικού.
Να τηρείτε τα αρχεία προσωπικού οργανωμένα και έτοιμα για χρήση.
Επιβλέπει έναν ετήσιο προϋπολογισμό για όλους τους πωλητές γραφείων.
Εξασφαλίστε την ομαλή λειτουργία της καθημερινής λειτουργίας του γραφείου και του υπαλλήλου γραφείου.
Διαχειριστείτε τους προϋπολογισμούς γραφείου με προσωπικό, προμηθευτές και πελάτες.
Εφαρμογή και διατήρηση διαδικασιών.

Απαιτήσεις Office Manager

Οι υποψήφιοι που πληρούν τις προϋποθέσεις θα πρέπει να διαθέτουν τα ακόλουθα προσόντα:

Προτιμάται Πτυχίο Διοίκησης Επιχειρήσεων.
Προτιμάται το απολυτήριο λυκείου.
Η προηγούμενη εμπειρία ως εκτελεστικός βοηθός είναι εντάξει.
Προηγούμενη εμπειρία σε θέση διευθυντή γραφείου προτιμάται.
Προηγούμενη εμπειρία σε ρόλο επαγγελματία ανθρώπινου δυναμικού προσόν.
Υψηλός βαθμός διαπροσωπικών δεξιοτήτων και άριστες επικοινωνιακές δεξιότητες.
Να είστε άνετοι σε ένα καλά οργανωμένο, ευέλικτο, υποστηρικτικό γραφείο με διαφορετικούς ανθρώπους.
Έντονες δεξιότητες επίλυσης προβλημάτων. Προσοχή στη λεπτομέρεια. Γνώσεις Η/Υ. Δυνατότητα χρήσης της σουίτας Microsoft Office.
Εξαιρετικές δεξιότητες διαχείρισης χρόνου και ικανότητα πολλαπλών εργασιών και ιεράρχησης της εργασίας.
Χρήση λογισμικού Microsoft Office.